山东省精神卫生中心 (济南250014)  张曙辉

摘要:从档案库房管理的角度，阐述了档案保护工作的重要性，说明了搞好档案库房管理是保障档案安全和完整的根本条件，是档案工作得以顺利进行的有利保证。

关键词:档案库房  管理工作  档案安全和完整

保管工作是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。档案保管工作的内容，主要包括以下三个方面即档案的库房管理，档案流动中的保护，档案保护的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分，是一个独立的工作环节，维护档案的完整与安全，是档案工作基本原则的重要内容之一，是做好档案工作的基本要求。档案寿命的长短与档案保管的好坏有着直接关系。如果档案保管工作措施得力，方法科学，档案的完整和安全就有保证。否则，档案的完整与安全，就要受到威胁，甚至遭到破坏。档案保管工作质量的高低，对提高档案管理水平具有重大影响。档案保管得好，就为整个档案工作的顺利进行提供了有利保证。现在就档案的库房管理工作进行探讨，采取专门的措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的安全和完整。

档案库房为档案保护提供了最基本的物质条件，档案库房条件的好坏直接影响到档案保护条件。档案库房建设属于百年大计的工程，只要库房在继续使用，档案库房建筑总是在起着或好或坏的作用。档案库房管理措施的繁简是以库房建筑条件为依据的。档案库房较理想，基本适应档案保护的要求，管理措施的效果就较显著，并可降低费用。库房地址的选择是一个既重要又复杂的问题，要从具体情况出发，权衡轻重，慎重考虑，才有可能做出正确的决定。要综合考虑档案库房防水、防潮的要求，不应选在地下水位高的地方。为了避免有害气体及灰尘对档案的不利影响，不应选在工业区，也不应该在工业区的下风处。为了达到确保档案的安全与防火要求，便于提供利用，库址周围要留有以后能扩建库房的空地。应根据现有馆藏档案的数量、今后平均每年进馆的档案的数量以及预计多少年满库，根据档案的排架情况，计算出档案库房的总面积。总面积不宜太小，也不宜太大。库房总面积太小，很快便需要扩建，库房总面积太大，易造成浪费，技术上也难以更新。一般预计满库年限以十年至二十年为宜。档案库房是用来存放档案的，因此其负荷量大于一般民有建筑。控制档案库房温度就要在建筑上采取防热措施，尤其在炎热地区更须如此，可通过库房屋顶防热、库房外墙隔热来处理。

档案库房建筑重要，同时库房管理也很重要。只靠建筑上的措施，并不能完全达到档案保护条件的要求。我们还要了解和掌握档案损坏的规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，防止档案文件的损毁，维护档案的安全。

库房温湿度对档案的影响及措施。档案通常处于周围空气之中，档案库空气状况直接影响着档案的寿命。档案的温度主要决定于周围空气的温度，档案的含水量主要决定于周围空气的相对湿度。保护档案的重要任务之一是使档案库空气温湿度保持在有利于延长档案寿命的范围之内，并使之力求稳定。当库内温湿度不利于档案保存时，要采取措施将库内温湿度调节到适宜范围内，当库内温湿度有利于档案保存时，要控制温湿度使之稳定。控制与调节档案库温湿度首先需要有适用的库房。在库房满足密闭、隔热、防潮等要求的基础上，最有效的措施是采用空调设备对进入库内的空气进行热湿处理，使库内温湿度常年稳定在规定范围之内，最节约的措施是利用库外气侯条件，捕捉通风时机，合理组织通风。前者设备费用和运行费用都较高，后者受自然气侯条件限制，在湿热地区，往往不能使库内温湿度总是稳定在规定标准之内。档案部门应当根据馆库的条件以及当地的气侯条件等因素，全面衡量，确定有效的措施。

光对档案耐久性的影响是客观存在的，但在档案的整理、利用以及保护过程中又不可避免地要受到光的作用，所以要加强对档案的防光措施。光对档案的破坏作用表现在以下方面：光化学效应会使档案载体材料机械强度降低，光的化学效应还会使一些字迹色素产生褪变现象，影响使用；光的热效应能破坏磁质分子原有的排列顺序而影响磁记录档案的耐久性，热效应还会使胶片发生粘连或影像模糊。光能可以直接破坏物质的化学结构，例如档案纸张材料的主要成分是纤维素，纤维素的结构是靠化学键和线性链构成的，使化学键断裂需要586千卡/克分子的能量，使线性链断裂需要80千卡/克分子的能量，某些光波就具备这种能量。光的能量大小与其波长成反比，与其频率成正比。光波越短，频率越大，能量也越大；光波越长频率越小，能量也越小。红外线波长较长，能量在28.6千卡/克分子以下，可见光的能量一般在35.7千卡—71.5千卡/克分子之间。紫外线波长较短，能量也大，一般在95.3千卡/克分子以上。由于紫外线能量大，不仅可使纤维素碳碳键及线性链断裂，影响纸张材料的耐久性，而且会使档案字迹材料色素成分中的发色团遭到破坏，引起字迹褪色，因此档案库房防光的重点是紫外线。

防光的措施主要有：对阳光的限制。档案最好避光保存，如库房建成无窗库房；库房窗户要少、小，东西向不宜设窗；窗玻璃宜用毛玻璃、花纹玻璃、吸热玻璃或茶色玻璃；窗户可采用遮阳措施；阳光不能直接照射在档案架上。防紫外线措施：库房窗玻璃上涂刷紫外线吸收剂或贴紫外线吸收薄膜；也可用红、黄、绿等有色玻璃或在玻璃上涂白铅粉和桐油的混合剂；窗子可加设窗帘或百页窗，也可设置木板窗或铁皮窗。防人工光源中的紫外线：库内人工光源以用白炽灯即普通钨丝灯泡为好，不宜用日光灯。白炽灯长波光谱强，短波光谱弱，相对讲紫外线比例小，日光灯是用发射出波长为253.7mu的紫外线制激管壁的荧光粉而发光，紫外线含量比白炽灯高。保管和使用中应注意：合理确定库房照度标准，不要过高，一般30-50勒克司为宜；避免在强光下长时间利用档案，尽量减少利用原件复印的次数。总之，在档案利用过程中应尽量减少光的辐射强度和作用时间。

空气污染对档案的危害及净化档案库房空气的措施。空气中的污染物是多种多样的，对档案造成威胁和存在最为普遍的主要污染物有硫的氧化物及硫化物、氮的氧化物、卤化物等。它们与水作用会生成酸。当这些污染物及酸雾侵入到库房时，就会被档案所吸收，库房空气中总是含有一定量的水蒸气，各种档案制成材料也会含有一定的水分，在档案的长期保存过程中，档案材料的的酸会蓄积起来。酸会促使纸张强度下降，使纸张遭到损坏，并腐蚀其他的档案材料。防空气污染，降低空气污染档案的危害程度，就要优化档案库房周围的环境，正确选择库房的地址，加强库房周围的绿化。档案库房建筑要远离空气污染较为严重的地区，如工矿区、居民集中区及交通主要干道等。绿色植物可以净化环境的空气，绿色植物有吸收有害气体的功能，对大气尘有滞尘、过滤、吸附作用，可以通过提高库房周围绿化覆盖率，减少空气污染物对档案的影响。提高档案库房的密闭程度：空气污染物主要通过门窗缝隙进入库内，为了防止有害气体及大气尘对档案的危害，必须提高库房的密闭程度，阻止污染物的侵入。也可通过使用空调设备使进入库房内的空气中的有害气体和大气尘得以净化和过滤，并收到较好的效果。

微生物对档案的危害表现在：材料结构的破坏。导致纤维素柔软无力，机械强度大大下降；淀粉粘胶性失效；明胶片基液化变色，影像模糊，感光性变弱；胶片发生粘连变形；磁带录音声响失真，如严重到一定程度，档案就不能再修复。形成霉斑、色斑。这些色斑和霉斑影响档案文件的可读性及复制利用性。斑点的化学成分十分复杂，大多是非水溶性的，性质稳定，很难用普通方法去除，如处理不当，会进一步损伤档案材料。有些霉菌和细菌在代谢过程中会从空气中吸收一定的水分，使档案材料含水量提高，有时还会出现水滴，这些水滴与材料中的胶类物质作用使档案粘连成浆状，使纸张彼此粘合。

对危害档案微生物的防治主要采取“以防为主，防治结合”的方法。可分为两个方面的工作，即防霉和除霉。要避免档案受微生物的侵染，必须采取有力的防霉措施。防止和抑制微生物的生长、发育和繁殖，尽量减少污染菌进入库房和落在档案材料上，控制和调节库房温湿度，抑制微生物发育，定期检查及安全有效地使用防霉剂，防止微生物大量繁殖。微生物大量侵染档案势必造成危害，必须及时将这样的档案隔离，并采取灭菌措施，将物体上所有的微生物菌体、放线菌和霉菌的狍子全部杀灭。灭菌的原则是对纸张、字迹、胶片等物质材料不能有任何的损伤，对环境污染小，对人体无害，灭菌效果显著。